如何优化客户经理的工作：实践技巧文章
Posted: Sat Dec 28, 2024 7:16 am
客户经理是项目中的关键人物，客户满意度、团队协调和结果都取决于他。多任务处理、高工作量和非结构化流程往往会导致倦怠和错误。它们是可以避免和纠正的。
自动发布服务SMMplanner向数字机构Deasign寻求帮助，以了解客户经理在项目中扮演的角色、他们的工作流程是如何构建的、存在哪些责任领域以及可以优化哪些领域。
Yagla 团队运营着一个出色的电报频道，他们在其中发布有关商业和营销的专家意见和原创长读物，其中许多内容不会出现在该网站上。请务必通过链接订阅https://t.me/yagla
谁是客户经理？他的工作是如何进行的？
帐户在数字机构中的作用可能看起来微不足道。这里有一个团队产 喀麦隆手机号码数据库 生想法、创造创意、开展广告活动、制定策略，但客户经理 - 他只来回转发消息并为此获得报酬。
这远非事实。客户经理的角色由代理机构本身决定：在某些地方，他实际上只是一个连接环节，而在其他地方，他将是所有流程的完整参与者：从存储有关客户品牌和目标的所有知识到启动广告活动。
客户经理充当项目经理，通常掌控整个项目。他为团队设定任务，监控执行情况和截止日期，与客户沟通和互动，记住团队正在开展的项目的品牌的所有目标和特征。最终的质量、对最后期限的遵守、预算支出和团队内部的工作量分配都取决于它。
事实证明，该帐户有 3 个主要职责范围：
与客户的互动。该客户计划和安排会议，提供信息并解决所有问题和请求。客户对整个机构的看法、未来的合同以及同样的“口碑”都取决于沟通的质量。与客户的互动还包括让客户完全沉浸在品牌历史中、回顾广告活动、深入了解公司当前面临的目标、目标受众和计划的活动。客户经理是机构内的客户，他拥有所有转移给他的知识。
与团队的互动。账户充当决策者（DM），他是客户和团队的声音。客户经理可以影响员工、参与创意创作并分析效果。
与会计、客户和承包商的文件流。该帐户发出行为和发票、检查发票并组织付款。他还控制合同条款、工作类型和数量的履行。该账户确保获得灵感的设计师不会在工作上花费 40 个小时，而不是所需的 20 个小时，因为客户 A 每多出一小时，客户 B 就会减少一小时。
正如您所看到的，有很多工作要做。各机构（以及管理者本身）对高效工作感兴趣，因为这直接影响收入和客户忠诚度。以下列出的要点将有助于让您的帐户更轻松、更舒适。
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提示 1：开始安排你的工作时间
客户经理的主要资源是时间。如果你不注意计划，一切都会浮动：帐户将无法执行所需的工作量，将开始过度工作，反之亦然，将无法收到所需的负载。
经理的工作周是一系列的截止日期。他必须知道，在某个日期之前，他需要批准布局、发起广告活动并为客户提交报告。如果没有跟踪时间和项目状态的系统，就很难优化任何东西。
使用任务跟踪器： Bitrix24、ActiveCollab等。任务跟踪器是客户经理不可或缺的工具。在其中，您可以创建单独的项目并记录不同领域的任务：内容创建、推广、创意等。此类系统还可以帮助执行者 - 使用过滤器，他们可以轻松查看特定日、周和月的任务计划。
在任务中，您可以记录批准和重要里程碑。随着公司向家庭办公模式的过渡，即时通讯工具中聊天的相关性也随之增加——这是快速解决问题的便捷方式，但最好将所有讨论记录在任务跟踪器和邮件中，这样协议就不会达成。迷失在消息流中。
此外，在每个项目中，您可以存储客户的所有关键材料：品牌策略、媒体计划、帐户访问权限以及其他材料，帮助客户经理成为“客户的声音”并指导团队朝着正确的方向前进取决于品牌的特点。
提前计划您的下载。计划格式可以是任何形式：从在任务跟踪器中记录任务和时间（如果其功能允许）到维护 Google 文档。
在 Design，我们使用表格 - 这是记录时间最方便、最统一的方式。
已完成时间跟踪表示例
已完成时间跟踪表示例
Deasign 的高级客户经理 Anastasia Stozhilova 将告诉您该表的结构：
“每周的评分都是 100%。它立即记录内部任务的时间，包括一般机构会议、内部流程会议等。节假日、假期和病假分别记录。
为了确保工作能够完成，不如规划一下兴趣。每个客户帐户的利息都是提前计划的。例如，用创意方法创建演示文稿需要文案人员 8 小时，即 20%。
如果我们不确定该工作是否会得到确认，我们会将其着色为蓝色 - 这样它将保留给团队中的特定人员。如果任务没有确认，这个时候可以分配给其他项目或者内部任务。
为了确保工作量不超过 100% 并且始终保持最新状态，每周一都会与整个团队举行电话会议。因此，每个负责人都知道自己的任务和时间。
经理们更频繁地使用这个表格：如果有必要，他们会重新分配一周的百分比，讨论不可抗力和加班任务情况下的工作量，并举行内部管理电话会议。”
使用工具跟踪项目时间： Harvest、Shtab、Kickidler等。您可以创建项目并按小时费率添加团队成员。然后，在一个月的过程中，团队将记录工作时间，并由账户对其进行分析。如果他看到客户在估算中花费的时间比计划的时间多，他会首先向团队查找原因，然后与客户沟通并决定是增加估算还是减少任务流程。
每周客户经理日历
每周客户经理日历
顺便说一句：客户可以影响工具堆栈 - 如果可能的话，最好同意他们的决定。与小客户不同，对于小客户来说，邮件和即时通讯工具可能就足够了，大公司和企业可能有自己的任务管理器和用于记录工作时间的内部程序。大多数情况下，适应并集成到客户的系统中比提出新的东西并浪费时间更容易。
监控客户经理本身的工作量。时间跟踪器可以让您了解帐户本身的负载。客户经理可以同时管理 5-7 个项目的经典拆分。这并不意味着每个项目的工作量将达到最大：一个项目可能占用 60% 的时间，而其他项目总共只占用 40%。
组织您的会议。最好不仅按内容划分会议，还按目标划分会议——这将有助于减少会议数量并提高会议质量。
因此，需要召开启动会议来向团队介绍情况，并了解谁将参与该项目、可能会出现什么困难、要设定的截止日期以及需要与客户澄清的其他内容。
最简单的计划方法是通过日历 - 您可以通过邮件将参与者添加到会议并设置提及
最简单的计划方法是通过日历 - 您可以通过邮件将参与者添加到会议并设置提及
然后是中间会议——需要检查工作流程并及时纠正错误。
在最终会议、绩效或报告中，客户与团队一起审查工作结果，并在提交报告之前进行最后的修改。
控制通话次数。会议的发起者和策划者是客户经理，因此存在将工作变成一系列电话的风险。您应该尝试在会议之间留出“空气”，或者将所有会议安排在同一时间，例如午餐前。
为客户留出额外的时间并应对不可抗力。项目讨论的数量不断增加，会议开始占据一天中的大部分时间。
系统化将帮助您管理您的日程安排。与客户合作有一个计划好的部分——这些是简报、策略讨论、报告、社交网络上的内容状态。它们可以在日历中提前设置。
对于另一部分，即计划外的部分，请提前在一周内留出时间。这些不仅是项目内可能出现的不可抗力，也是客户提出的会面要求。对于某些人来说，通过邮件发送一封有关项目当前状态的信就足够了，对于其他人来说，打电话就足够了，而对于其他人来说，他们需要该机构不断地保持联系，安抚他们并减少焦虑。如果你留出时间并且不把工作安排得太紧密，所有这些活动都是可以计划的。
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技巧2：引入统一的文档流程标准
客户经理的职责之一是维护会计文件：合同、发票和结账文件。这是所有业务流程都依赖的一个大工作层。例如，如果不按时启动文件审批流程，则存在无法收到预付款的风险，这意味着项目的启动会被推迟。
创建文档状态表。对于客户来说，了解文档流的职责范围非常重要，并确保有可以向其求助的同事解决会计和法律问题。要处理文档，您可以使用表格来输入合同、申请、行为和发票。这将加快会计师的工作速度，帮助您计算正确的金额并了解您拥有哪些文件（原件、扫描件）、哪些文件已签署以及您期望对方提供哪些文件。
“例如，我们赢得了一项招标，并正在与客户达成协议。首先，我向律师提出请求 - 我们有一份批准的简报，我在其中传输估算中的数据以及所有文章的条款。接下来，根据已完成的协议，我制定财务计划：将协议编号、金额以及根据协议开具的发票数量输入表中。
当我们结束带有行为的作品时，我们也会将它们反映在表中，以便了解哪些作品已结束以及我们是否收到了所有这些作品的钱。我们还将原件收据记录在那里。”
Marina Khokhlova，Designon 客户经理
安排有关文件的会议。最好每周或每两周召开一次会议，让客户经理和会计部门讨论客户和承包商即将支付的款项。这将帮助您保持在相同的信息领域并了解公司账户中有哪些资产。
技巧 3：组织持续报告
数据是在工作过程中逐渐收集的，而不是在向客户展示之前的几天。内部报告逐渐变成了客户报告：客户经理从其他执行者那里收集数据，将其转换为演示文稿并将其传输给客户。
生成报告时，您需要遵循几条规则。
根据工作量计划您的报告。如果项目涉及大量内容，与博主和促销人员合作，从事该项目的整个团队应尽早参与报告的生成。
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事实证明，该帐户有 3 个主要职责范围：
与客户的互动。该客户计划和安排会议，提供信息并解决所有问题和请求。客户对整个机构的看法、未来的合同以及同样的“口碑”都取决于沟通的质量。与客户的互动还包括让客户完全沉浸在品牌历史中、回顾广告活动、深入了解公司当前面临的目标、目标受众和计划的活动。客户经理是机构内的客户，他拥有所有转移给他的知识。
与团队的互动。账户充当决策者（DM），他是客户和团队的声音。客户经理可以影响员工、参与创意创作并分析效果。
与会计、客户和承包商的文件流。该帐户发出行为和发票、检查发票并组织付款。他还控制合同条款、工作类型和数量的履行。该账户确保获得灵感的设计师不会在工作上花费 40 个小时，而不是所需的 20 个小时，因为客户 A 每多出一小时，客户 B 就会减少一小时。
正如您所看到的，有很多工作要做。各机构（以及管理者本身）对高效工作感兴趣，因为这直接影响收入和客户忠诚度。以下列出的要点将有助于让您的帐户更轻松、更舒适。
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在任务中，您可以记录批准和重要里程碑。随着公司向家庭办公模式的过渡，即时通讯工具中聊天的相关性也随之增加——这是快速解决问题的便捷方式，但最好将所有讨论记录在任务跟踪器和邮件中，这样协议就不会达成。迷失在消息流中。
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“每周的评分都是 100%。它立即记录内部任务的时间，包括一般机构会议、内部流程会议等。节假日、假期和病假分别记录。
为了确保工作能够完成，不如规划一下兴趣。每个客户帐户的利息都是提前计划的。例如，用创意方法创建演示文稿需要文案人员 8 小时，即 20%。
如果我们不确定该工作是否会得到确认，我们会将其着色为蓝色 - 这样它将保留给团队中的特定人员。如果任务没有确认，这个时候可以分配给其他项目或者内部任务。
为了确保工作量不超过 100% 并且始终保持最新状态，每周一都会与整个团队举行电话会议。因此，每个负责人都知道自己的任务和时间。
经理们更频繁地使用这个表格：如果有必要，他们会重新分配一周的百分比，讨论不可抗力和加班任务情况下的工作量，并举行内部管理电话会议。”
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因此，需要召开启动会议来向团队介绍情况，并了解谁将参与该项目、可能会出现什么困难、要设定的截止日期以及需要与客户澄清的其他内容。
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最简单的计划方法是通过日历 - 您可以通过邮件将参与者添加到会议并设置提及
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